Egal ob großes Unternehmen mit mehreren hunderten Mitarbeitern, oder aber Ein-Mann-Betrieb - alle haben nahezu täglich das Gefühl in einer Papierflut zu ersticken. Tag für Tag und Stunde für Stunde treffen unzählige Emails und auch Schreiben auf Papier ein.
Oft ist das Problem, dass niemand so richtig weiß, wohin mit diesen Dokumenten. Einige davon wird man ja sicherlich noch benötigen, nur wohin damit, dass man sie auch schnell wieder finden kann?
Die bisherige Vorgehensweise war diese, dass Schriftstücke einfach in ein Ablage oder aber einen Ordner gewandert sind. Bei digitalen Dokumenten war der Weg so, dass ein Ordner angelegt wurde und hier ist dann die Datei "verlegt" worden.
Hier zeigt sich eigentlich auch schon das Problem auf: Wenn ich ein Dokument suche, wo finde ich das eigentlich? Die Problematik bezieht sich hierbei auf nicht täglich genutzte Dokumente.
3 % aller Firmendokumente sind auch überhaupt nicht mehr auffindbar.
Eine Suche in einem elektronischen Archiv ist somit um einiges einfacher und auch deutlich schneller.
DOKUMENTENMANAGEMANT: JA - ABER WIE?
Store & Find ist hierbei die Lösung.
Der Ablauf:
Du gehst mit deinem ganzen Stapel an Eingangspost an dein Develop MFP (Multifuntion Printer) und legst die Dokumente in den ADF (automatic document feeder) ein. Danach wählst du einen vorab definierten Workflow aus, z.B. lege mir alle Rechnungen von Lieferant XY in den Ordner "Rechnungen" --> "Lieferant XY".
Die Dokumente liegen nun alle in dem entsprechenden Ordner.
Du kannst dies genauso auch vom PC aus tun. Heute erhältst du oft Rechnungen per Email, diese musstest du ausdrucken und dann archivieren. Dies funktioniert nach einem ähnlichen Prinzip wie oben beschrieben. Hierzu hast du auf deinem PC einen "Überwachungsordner". Dieser wird von Store & Find regelmäßig überwacht. Schiebst oder Kopierst du ein Dokument in dieses Ordner, so läuft wie bei dem Scanvorgang auch eine OCR-Erkennung über das Dokument. Hierbei werden alle Wörter erkannt, somit du später das Dokument auch wieder finden kannst.
Die Suche:
Die Dokumente können anhand einer Google ähnlichen Suche wieder gefunden werden, d.h. du gibst ein Schlagwort ein, z.B. "Rechnung" und "Lieferant XY". Nun zeigt dir store & find alle passenden Dokumente an. Möchtest du die Suche verfeinern, so kannst du weitere Suchbegriffe eingeben, bis du schließlich das passende Dokument gefunden hast.
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| Develop MFP |
Ihr könnt die Dokumente nicht nur in eurem eigenen Netzwerk suchen und bearbeiten, sondern das ganze auch über Smartphone oder Tablet nutzen.
Nachdem du die Dokumente nun alle digital abgelegt hast, erfährst du in meinem nächsten Beitrag, wie die Papierdokumente sicher vernichtet werden.
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